Hvad koster manuel ordrehåndtering jer, og hvad kan I spare?
De fleste virksomheder kender ikke prisen på deres manuelle dokumenthåndtering, fordi den ikke står nogen steder. Den ligger spredt ud over ordrekontoret, økonomiafdelingen og lageret som minutter, der ikke bliver talt. Beregneren herunder gør dem synlige.
Timerne på AI-sprogmodellen er kontrollen af svarene, så de tre søjler måler det samme: menneskers tid. Kronerne ved siden af dækker for AI også tokens, i alt 2,59 kr. pr. dokument, hvoraf 0,26 kr. er tokens. Beløbet dækker ikke den integration, der skal hente dokumenterne og aflevere data i systemerne, og de to andre søjler er arbejdstid, ikke licenser.
Beregningen bygger alene på de tal, du selv har indtastet, og antagelserne ovenfor. Den er et overslag, ikke et tilbud eller en garanti.
Få tallene efterprøvet på jeres setupEt regnestykke, ikke et løfte
Beregneren gør én ting: den ganger jeres egne tal. Antal dokumenter gange minutter pr. dokument giver den rene indtastningstid. Fejlraten gange tiden pr. rettelse giver oprydningstiden. Tilsammen, gange arbejdsdage, er det den tid, jeres organisation bruger hver måned på at flytte data fra ét sted til et andet i hånden.
Den del, automatisering fjerner, er den vigtigste antagelse i regnestykket, og derfor står den synligt og kan ændres. Vi har sat den til 85 procent, fordi det er et realistisk niveau for et gennemført integrationsprojekt. Den er sjældent 100: der er altid en partner uden EDI, en ordre der kræver et menneskes godkendelse, et dokument med en fejl der skal afklares. Kender I jeres egen situation bedre, så justér.
Resultatet er et overslag over den direkte, målbare besparelse. Det, der ikke er med, er ofte lige så stort: hurtigere onboarding af nye handelspartnere, færre forsinkede leverancer, og et setup, der ikke bryder sammen, når nøglepersonen holder ferie. Det kan man ikke sætte på en skyder uden at gætte, så det har vi ladet være med.
Og hvad ville en AI-sprogmodel koste?
Spørgsmålet kommer i næsten hvert eneste møde nu, og derfor kan beregneren svare på det. Sætter I flueben i "Sammenlign med AI-sprogmodel", regner den samme mængde dokumenter igennem en sprogmodel: sider gange tokens gange antal kørsler for det, modellen læser og skriver, plus den tid, et menneske bruger på at se svarene efter. Den tid bliver en tredje søjle i samme graf, så alle tre veje måles på det samme, nemlig menneskers timer, med kronerne ved siden af.
Det, de fleste bliver overraskede over, er fordelingen. Tokens er småpenge, selv med en stor model. Udgiften ligger i kontrollen, fordi en sprogmodel ikke svarer ens hver gang og ikke siger fra, når den tager fejl. Tør I sende svarene direkte videre i økonomisystemet, så sæt andelen til nul og se, hvad der sker med tallet. Tør I ikke, er det netop dét, regnestykket skal vise.
Hvad gør I med tallet?
Et årligt beløb er et godt udgangspunkt for en snak, internt og med os. Det gør det muligt at sammenligne en investering i Lobster-integration eller EDI-integration med noget konkret i stedet for med en fornemmelse. Og det gør det muligt at prioritere: den dokumenttype, der koster flest timer i dag, er som regel den, der skal automatiseres først.
Vil I have tallene efterprøvet på jeres faktiske systemer, partnere og dokumenttyper, så tager vi gerne en uforpligtende gennemgang. Det tager en times tid, og I får et mere præcist billede, end en skyder kan give.
Spørgsmål om beregneren
Hvor kommer tallene i beregneren fra?
Fra dig. Beregneren ganger de tal, du selv indtaster: dokumenter pr. dag, minutter pr. dokument, fejlrate og timeomkostning, med to antagelser, som står synligt og kan ændres. Der ligger ingen skjulte faktorer bag. Det er bevidst: et regnestykke, I selv kan efterprøve, er mere værd end en procent, vi påstår.
Hvorfor er automatiseringsgraden sat til 85 og ikke 100 procent?
Fordi den sjældent er 100. Der er altid undtagelser: en partner uden EDI, en ordre der kræver manuel godkendelse, et dokument med en fejl der skal afklares. I de fleste setups forsvinder langt størstedelen af det manuelle arbejde, men ikke alt, og et ærligt overslag er bedre end et flot. Juster tallet, hvis I kender jeres egen situation bedre.
Hvad tæller som et dokument?
Alt, der i dag kræver, at et menneske taster, kontrollerer eller flytter data: kundeordrer, ordrebekræftelser, følgesedler, fakturaer, indkøbsordrer, lagerbevægelser. Er I i tvivl, så tæl en typisk dag i ordrekontoret. Det giver som regel et højere tal, end man umiddelbart tror.
Hvad skal jeg skrive som timeomkostning?
Den fulde omkostning ved en arbejdstime, ikke bruttolønnen. Pension, feriepenge, forsikringer, kontorplads og ledelse lægger typisk 30-50 procent oveni. Bruger I bruttolønnen, undervurderer I besparelsen.
Hvorfor er udgiften til tokens så lille, når man regner på en AI-sprogmodel?
Fordi den er det. Et dokument på to sider fylder omkring 1.400 tokens, og selv med en stor model koster det under en krone at køre igennem. Det er først ved store mængder, mange kørsler pr. dokument og lange systemprompter, at tokens bliver til rigtige penge. Den udgift, de fleste undervurderer, er tiden der går med at kontrollere svaret bagefter, og den vokser lige så lineært med mængden som tokens gør.
Betyder det, at en AI-sprogmodel ikke skal bruges til dokumenter?
Nej. En sprogmodel er stærk der, hvor strukturen mangler: fritekst i en mail, et bilag i et format ingen har set før, en undtagelse der skal forstås frem for matches. Den er svag der, hvor det samme skal ske hver gang og kunne dokumenteres bagefter. De fleste velfungerende flows bruger begge dele: en fast integration til det, der gentager sig, og AI til det, der falder udenfor.
Medregner beregneren de indirekte gevinster?
Nej, og det er bevidst. Hurtigere onboarding af nye partnere, færre forsinkede leverancer, bedre kundeoplevelse og mindre afhængighed af enkeltpersoner er reelle gevinster, men de er svære at sætte kroner på uden at gætte. Beregneren viser kun den del, der kan regnes ud. Resten kommer oveni.
Skal vi regne det efter på jeres setup?
Fortæl os hvilke systemer, partnere og dokumenttyper der er i spil, så giver vi jer et billede, der bygger på jeres virkelighed frem for en skyder.